Software enlatado o a medida: cómo decidir
Por Reykent Angulo ·
En corto: Decídelo con dos números: cuántas veces al mes corre el proceso y cuántas excepciones tiene. Volumen bajo y reglas estándar, compra enlatado. Volumen alto o reglas que solo existen en tu negocio, hazlo a medida. Lo normal es una mezcla: piezas compradas y una capa fina propia encima.
Decídelo con dos números: cuántas veces al mes corre el proceso y cuántas excepciones tiene. Poco volumen y reglas estándar, compra enlatado. Mucho volumen o reglas que solo existen en tu negocio, hazlo a medida. El resto de la conversación —que si es más moderno, que si te da más control— no paga facturas.
Abajo tienes cómo hacer esa cuenta con tus datos, no con los del vendedor.
El coste de lo enlatado no está en la licencia, está en el contador
Casi todas las herramientas de automatización cobran por uso, y cada una cuenta una unidad distinta. Ahí es donde se decide si tu factura son 20 euros o 700.
| Herramienta | Qué cobra | Precio de referencia |
|---|---|---|
| n8n | Ejecuciones de workflow, con pasos ilimitados | Starter 20€/mes (anual), 2.500 ejecuciones. Pro 50€/mes, 10.000. Business 667€/mes, 40.000 |
| Make | Créditos: cada acción de módulo es un crédito | Core 9$/mes por 10.000 créditos. Pro 16$/mes. Teams 29$/mes |
| Zapier | Tasks: cada acción que se ejecuta con éxito | Free 100 tasks/mes. Professional desde 19,99$/mes. Team desde 69$/mes |
Los datos salen de las páginas oficiales de n8n, Make y Zapier.
La diferencia de unidad lo cambia todo. n8n cobra la ejecución del workflow completo, tenga 3 pasos o 40. Make define el crédito como «una ejecución de módulo para procesar datos»: mandar 5 correos por Gmail son 5 operaciones, subir 3 archivos a Drive son 3. Zapier es el más generoso en lo que no cobra: según su documentación de límites, «una task es cualquier acción que se ejecuta con éxito», y quedan fuera los triggers, los filtros, los pasos de Paths, las acciones fallidas y los pasos de Formatter, Delay, Looping, Digest, Storage y Tables. Ojo con las tarifas especiales: Lead Router cuesta 5 tasks por lead enrutado y Zapier MCP, 2 tasks por llamada de herramienta.
Haz la cuenta con tu volumen real
Ejemplo de cálculo, con números inventados para que veas el mecanismo. Supón 3.000 pedidos al mes y un flujo de 12 pasos por pedido: validar stock, reservar, avisar por WhatsApp, crear la guía, actualizar el ERP, etc.
- Modelo por acción (Make, Zapier): 12 × 3.000 = 36.000 unidades al mes. El plan de 10.000 créditos no te llega ni de lejos.
- Modelo por ejecución (n8n): 3.000 ejecuciones al mes. Entras en el plan Pro de 10.000 con margen de sobra.
Mismo trabajo, factura muy distinta. Y esto antes de contar los reintentos, las pruebas y los flujos que corren en vacío.
Hay un segundo contador que casi nadie mira: la concurrencia. La documentación de n8n avisa de que el control de concurrencia «se aplica solo a las ejecuciones de producción: las que arrancan desde un webhook o un nodo trigger», y que lo que pasa del límite se encola y se procesa en orden de llegada. Traducción: el día del pico, tus mensajes salen tarde. En Zapier, cuando agotas el cupo, «Zapier retiene las nuevas ejecuciones hasta que se reinicie tu ciclo de facturación» salvo que actives el cobro por task extra.
Los muros que no se resuelven pagando más plan
Aquí es donde lo enlatado se rompe y el desarrollo a medida empieza a pagarse solo. Las APIs con las que trabajas tienen techos duros:
- Shopify. Según su documentación de rate limits, la Admin API de GraphQL da 100 puntos por segundo en el plan estándar, 200 en Advanced, 1.000 en Plus y 2.000 en Commerce Components. La Storefront API no aplica límite de tasa.
- Stripe. Documenta un límite global de 100 peticiones por segundo en modo live y 25 en sandbox. Además reparte lecturas: no más de 500 de media por transacción, con un mínimo garantizado de 10.000 lecturas al mes.
- Airtable. Su API web permite 5 peticiones por segundo por base y 50 por usuario o cuenta de servicio. Si te pasas, devuelve un 429 y hay que esperar 30 segundos antes de que los reintentos vuelvan a funcionar.
- WhatsApp. Meta documenta que los números de Cloud API mandan hasta 80 mensajes por segundo por defecto, ampliables hasta 1.000, mientras que un número de la app WhatsApp Business se queda fijo en 20. Y los messaging limits arrancan en 250 usuarios únicos cada 24 horas para un portfolio nuevo, y suben por escalones a 2.000, 10.000, 100.000 e ilimitado.
Una herramienta visual choca contra estos techos y reintenta a ciegas: cada reintento con éxito te cuenta como operación. Un desarrollo propio hace lo que hay que hacer —backoff exponencial, agrupar llamadas, cachear lo que no cambia— y consume una fracción.
Lo mismo con los webhooks. Meta firma cada notificación con SHA256 en la cabecera X-Hub-Signature-256, exige HTTPS con certificado válido y reintenta los envíos fallidos «durante las siguientes 36 horas» antes de descartarlos. Si tu endpoint no valida la firma, cualquiera puede inyectarte pedidos falsos. Si no es idempotente, ese reintento de 36 horas te duplica cobros y mensajes.
Qué comprar sí o sí y qué construir
| Cómpralo enlatado | Constrúyelo a medida |
|---|---|
| Pasarela de pagos | Reglas de precio por canal o por cliente |
| Facturación electrónica y SUNAT | Reparto de stock entre tienda, marketplace y local |
| Email marketing y CRM base | Lógica de qué mensaje sale y cuándo |
| ERP y contabilidad | Puentes entre sistemas que no hablan entre sí |
| Autenticación y hosting | Paneles con tus métricas, no las genéricas |
La regla práctica: no construyas nada que sea idéntico en tu negocio y en el de tu competencia. Ahí solo compras un problema de mantenimiento. Construye la parte que solo tiene sentido en tu operación, que suele ser una porción pequeña del total.
El lunes por la mañana
- Abre la facturación de tu herramienta de automatización y anota el consumo de los últimos tres meses. Si sube más de un 20% al trimestre, tienes una fecha de caducidad.
- Cuenta los pasos de tu flujo más pesado y multiplícalos por tu volumen mensual. Compara ese número con el cupo de tu plan actual.
- Lista las excepciones que hoy resuelve alguien a mano. Cada una es una regla de negocio que la herramienta no cubre.
- Comprueba el escalón de messaging limit de tu número de WhatsApp en el Business Manager. Si estás en 250, ningún software lo arregla: hay que escalar la cuenta.
- Suma 24 meses de licencias y ponlo al lado del presupuesto de un desarrollo. Si el enlatado gana con holgura, sigue así y vuelve a mirarlo en seis meses.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo deja de salir a cuenta una herramienta no-code?
- Cuando el contador de ejecuciones te obliga a subir de plan cada trimestre o cuando pasas más tiempo parcheando excepciones que usando el flujo. Ahí el coste ya no es la licencia, es tu tiempo.
- ¿Qué es más barato al principio, comprar o desarrollar?
- Comprar, casi siempre. Un plan de automatización cuesta decenas de euros al mes y un desarrollo se paga una vez y completo. La comparación honesta es a 24 meses, sumando licencias, horas de gente y errores.
- ¿Puedo empezar enlatado y migrar a medida después?
- Sí, y suele ser el camino sensato. Monta el flujo en una herramienta visual, mide el volumen real durante 60 o 90 días, y reescribe solo el tramo que se ha vuelto caro o frágil.
Fuentes
- n8n — Plans and Pricing — Precios por ejecución de workflow y cupos por plan
- n8n Docs — Understand concurrency — Límite de ejecuciones concurrentes y cola FIFO
- Zapier — Pricing — Planes y precios de partida
- Zapier Help — Cómo se mide el uso de tasks — Definición de «task» y qué pasa al llegar al límite
- Make — Pricing — Precios por créditos y definición de crédito
- Make Help Center — Operations — Definición de operación y ejemplos de conteo
- Shopify.dev — API rate limits — Puntos por segundo de la Admin API según plan
- Stripe Docs — Rate limits — Límite global de 100 peticiones por segundo y asignación de lecturas
- Airtable Web API — Rate limits — 5 peticiones por segundo por base y respuesta 429
- Meta for Developers — WhatsApp Throughput — Mensajes por segundo en Cloud API y en la app
- Meta for Developers — WhatsApp Messaging Limits — Escalones de 250 a ilimitado
- Meta for Developers — Graph API Webhooks — Firma SHA256 y ventana de reintentos de 36 horas
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