Una pyme de 5 a 15 personas suele cerrar su primer ERP entre 1.500 y 8.000 USD de puesta en marcha, más 50 a 300 USD al mes de licencias. El número exacto depende de una sola cosa: cuántos procesos vas a meter dentro el primer día. Y el error más caro no es elegir mal la herramienta, es meter demasiados.

Te desgloso las tres facturas, con precios de lista que puedes comprobar tú mismo, y luego montamos un presupuesto de ejemplo.

El ERP tiene tres facturas, no una

Cuando pides presupuesto te dan una cifra. Dentro hay tres cosas distintas que se comportan de forma muy diferente:

1. Licencia. Se paga por usuario y mes, para siempre. Es la más visible y casi siempre la más pequeña.
2. Implantación. Horas de alguien que configura impuestos, almacenes, plantillas de factura, permisos, y sube tus datos. Se paga una vez, y es la mayor parte.
3. Tus horas. Las de tu equipo aprendiendo y limpiando el catálogo. No aparecen en ningún presupuesto y son las que hunden proyectos.

Míralo con los números del ejemplo que monto más abajo, todos sacados de las tablas de precios de este artículo: 522 USD de licencia anual para 6 usuarios frente a 977,50 USD del paquete de 25 horas de implantación. La configuración se lleva el 65% de la salida de caja del primer año, y eso sin poner precio a la tercera factura. Por eso el titular es que la licencia es la parte barata.

Qué cuesta la licencia: precios de lista

Estos son precios públicos, a fecha de hoy. Compruébalos antes de firmar nada, porque cambian por país y divisa.

Dos cosas que se escapan al leer la tabla:

• Los módulos se cobran aparte. En Holded, el módulo de Inventario cuesta 25 €/mes, el de Fabricación otros 25 €/mes, el TPV 25 €/tienda/mes y las nóminas 5 € por empleado y mes. Un plan Estándar de 29,50 € con inventario y TPV se convierte en 79,50 €.
• Los usuarios de solo lectura son baratos. Los Team Members de Business Central cuestan 8 USD frente a los 80 del usuario completo. Si tienes gente que solo consulta stock o aprueba, no les pongas licencia completa. Es un error que multiplica la factura por diez.

Qué cuestan las horas de implantación

Aquí es donde la mayoría se lleva la sorpresa. Odoo publica sus paquetes de implantación con precio cerrado, y sirven como referencia de mercado aunque acabes en otra herramienta:

Los clientes nuevos aplican un 15% de descuento: el paquete de 25 horas les sale por 977,50 USD. Esas horas cubren jefe de proyecto, análisis de requisitos, configuración, formación e importación de datos. Lo que no cubren: desarrollos a medida, que además generan cargos mensuales extra de mantenimiento.

Traduce la tabla a una regla útil: la hora de consultor ERP se mueve alrededor de 40-56 USD en el rango bajo del mercado. Si te piden 120 USD/hora, pregunta qué incluye. Si te piden 15, pregunta quién lo ejecuta.

Presupuesto de ejemplo: comercio de 6 personas

Supón una tienda con web, almacén único, 800 referencias y 6 personas que tocan el sistema. Este es un cálculo de ejemplo, no una tarifa:

Si añades fabricación, multialmacén, facturación electrónica de otro país y un CRM con automatizaciones, ese mismo negocio se va a 6.000-10.000 USD el primer año. No porque el software cueste más, sino porque son cuatro proyectos, no uno.

Por qué el presupuesto se rompe

Flyvbjerg y Budzier analizaron 1.471 proyectos TI en un estudio publicado en Harvard Business Review. El sobrecoste medio fue del 27%. Lo interesante no es la media: uno de cada seis proyectos resultó ser un "cisne negro" con un sobrecoste medio del 200% y un retraso de calendario cercano al 70%. El riesgo no está en el promedio, está en la cola.

En una pyme esa cola tiene tres causas concretas:

• Datos sucios. Referencias duplicadas, stock que no cuadra, clientes sin NIF. Cada hora de limpieza que no haces antes se convierte en tres horas de consultor después.
• Alcance que crece. Empiezas con facturación y acabas queriendo el módulo de fichajes. Cada añadido reabre la formación.
• Desarrollo a medida temprano. Personalizar antes de usar el estándar tres meses es la forma más rápida de pagar dos veces.

Por contexto: según el INE, el 63,6% de las empresas españolas de 10 o más empleados ya usaba ERP en el primer trimestre de 2025. Y Eurostat sitúa el uso en la UE en el 41% de las pequeñas empresas frente al 89% de las grandes. La brecha de 48 puntos no es de precio. Es de quién tiene a alguien que lo monte.

Qué hacer el lunes por la mañana

1. Cuenta usuarios de verdad. Haz dos listas: quién crea documentos (licencia completa) y quién solo consulta o aprueba (licencia de lectura). Casi siempre la segunda lista es más larga de lo que creías.
2. Escribe los tres procesos que duelen. Solo tres. "Saber el stock real", "emitir factura sin copiar datos a mano", "ver qué me debe cada cliente". Eso es tu alcance de fase 1. Todo lo demás va a una lista de "fase 2" que no se toca en seis meses.
3. Exporta tu catálogo a CSV hoy. Ábrelo y cuenta cuántas filas tienen SKU duplicado, precio vacío o stock negativo. Ese número es tu factura oculta.
4. Pide tres presupuestos con la misma hoja. Mismo número de usuarios, mismos tres procesos, mismo volumen de referencias. Exige que separen licencia, horas de implantación y precio/hora fuera de paquete.
5. Reserva un 25% de colchón. Con el 27% de sobrecoste medio del estudio, presupuestar al céntimo es presupuestar mal.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta la licencia de un ERP para una pyme?

Los precios de lista van desde 0 USD (Odoo con una sola app) hasta 110 USD por usuario y mes (Dynamics 365 Business Central Premium). Para una pyme de 6 usuarios lo habitual es moverse entre 45 y 500 USD al mes según la herramienta y los módulos.

¿Qué parte del presupuesto es implantación y qué parte licencia?

La implantación pesa más. Un paquete oficial de 25 horas de consultor de Odoo cuesta 1.150 USD, mientras que el mismo año de licencia para 6 usuarios en el plan Standard ronda los 520 USD. La configuración se paga una vez; la licencia, siempre.

¿Por qué se dispara el presupuesto de un ERP?

Por el alcance que se añade después de firmar y por los datos sucios. Según el estudio de Flyvbjerg y Budzier sobre 1.471 proyectos TI, el sobrecoste medio fue del 27%, y uno de cada seis se fue al 200%.

Fuentes

• Odoo — Página oficial de precios — Precios de licencia por usuario y mes de los planes One App Free, Standard y Custom
• Odoo — Success Packs (paquetes de implantación) — Precio oficial de las horas de consultor para la puesta en marcha
• Holded — Página oficial de precios — Planes y coste de los módulos adicionales de inventario, TPV y nóminas
• Microsoft — Dynamics 365 Business Central, precios oficiales — Precio de lista por usuario y mes de Essentials, Premium y Team Members
• Flyvbjerg, B. & Budzier, A. — «Why Your IT Project May Be Riskier Than You Think» (arXiv:1304.0265) — Sobrecoste medio del 27% sobre 1.471 proyectos TI y uno de cada seis con 200% de desvío
• INE — Encuesta sobre el uso de TIC y comercio electrónico en las empresas 2024–2025 — 63,6% de las empresas españolas de 10 o más empleados usaba ERP en el primer trimestre de 2025
• Eurostat — Larger enterprises used more e-business apps in 2025 — Uso de ERP en la UE: 41% en pequeñas empresas frente al 89% en grandes