Una integración a medida se paga dos veces: el desarrollo, una vez, y la plataforma que la ejecuta, todos los meses. Casi nadie calcula la segunda, y es la que acaba doliendo. El mismo flujo —pedido nuevo, valida stock, avisa por WhatsApp, escribe en el ERP— puede facturarte 2.000 unidades al mes o 40.000 según dónde lo montes, porque cada plataforma cuenta cosas distintas.

Las tres partidas de la factura

Uno: el desarrollo. Se cobra una vez. Incluye mapear campos entre sistemas, resolver la autenticación, manejar errores y dejar registro de lo que pasó. Es la parte visible del presupuesto.

Dos: la plataforma. Mensual y variable. Sube con tu volumen de pedidos, no con lo que hayas negociado.

Tres: el mantenimiento. Las APIs cambian de versión, las credenciales caducan, un proveedor añade un campo obligatorio. Sin nadie mirando, la integración se cae un martes y te enteras el viernes.

Un presupuesto que solo cifra la primera partida no es un presupuesto, es medio presupuesto.

Qué cobra cada plataforma y por qué importa tanto

Los tres motores más usados cobran por unidades diferentes. Esa diferencia decide el precio, no la marca.

Las cifras salen de las páginas oficiales de precios de n8n, Make y Zapier. n8n sube hasta 667 €/mes anual en su plan Business con 40K ejecuciones; Make y Zapier tienen planes Enterprise con precio a consultar.

Ahora lo importante: qué cuenta como unidad.

• n8n cobra la ejecución del workflow entero, con pasos ilimitados y con independencia de su complejidad. Un flujo de 3 nodos y otro de 30 cuestan igual.
• Make define en su página que "cada acción de módulo de tu escenario cuenta como un crédito". Su centro de ayuda lo precisa: enviar 5 emails con Gmail son 5 operaciones, subir 3 archivos a Drive son 3. Un módulo trigger cuenta como una sola operación aunque devuelva varios bundles.
• Zapier solo cuenta acciones exitosas. Según su documentación de límites, no consumen task los triggers, los filtros, los pasos de Paths, las acciones fallidas ni los pasos de Formatter, Delay, Looping, Digest, Storage, Tables y Forms. En cambio, cada llamada de Zapier MCP cuesta 2 tasks y cada lead enrutado con Lead Router, 5.

Ejemplo de cálculo

Supón 500 pedidos al mes y un flujo de 6 pasos: trigger, filtro, formateo de datos, aviso por WhatsApp, alta en el ERP y registro en una hoja.

• En n8n: 500 ejecuciones. Entra de sobra en Starter.
• En Make: 500 × 6 módulos = 3.000 créditos. Entra en Core.
• En Zapier: trigger, filtro y Formatter no cuentan, así que 3 acciones × 500 = 1.500 tasks.

Cambia el flujo a 15 pasos y n8n sigue costando lo mismo: 500 ejecuciones. Make se va a 7.500 créditos.

Ahora sube el volumen a 2.000 pedidos al mes con un flujo de 20 pasos y la brecha se abre del todo. n8n factura 2.000 ejecuciones y sigue entrando en Starter. Make factura 2.000 × 20 = 40.000 créditos: veinte veces más unidades por el mismo trabajo, y cuatro veces el tope de 10k que traen tanto Core como Pro, así que obliga a saltar a un tramo muy superior. Misma automatización, mismo volumen, dos facturas que ya no se parecen. Esa es toda la conversación.

Lo que encarece el desarrollo (no es el número de pasos)

Lo que sube las horas son los límites de los sistemas que conectas. Cada uno obliga a escribir código que no se ve en la demo.

• Shopify aplica, según su documentación de rate limits, 100 puntos por segundo en la Admin API GraphQL para el plan Standard, 200 en Advanced y 1000 en Plus. La Storefront API no tiene límite de tasa. Migrar de un plan a otro cambia el margen con el que trabaja tu integración.
• Stripe documenta 100 peticiones por segundo en modo live y 25 en sandbox, con un mínimo garantizado de 10.000 peticiones de lectura al mes (Stripe Docs). Probar en sandbox a ritmo de producción da falsos errores.
• Airtable es el más estrecho: 5 peticiones por segundo por base, y superarlo devuelve un 429 que obliga a esperar 30 segundos antes de que los reintentos vuelvan a funcionar (Airtable Web API). Sincronizar 2.000 filas contra Airtable sin cola es una integración rota desde el primer día.
• Webhooks de Meta: hay que validar la petición GET devolviendo hub.challenge, verificar la firma que Meta envía en la cabecera X-Hub-Signature-256 y asumir reintentos. Meta dice que si un aviso falla "reintentaremos de inmediato, y luego unas cuantas veces más con frecuencia decreciente durante las siguientes 36 horas" (Graph API Webhooks). Traducción: el mismo pedido puede llegarte cinco veces. Sin idempotencia, creas cinco pedidos.
• WhatsApp: los números en Cloud API envían hasta 80 mensajes por segundo por defecto, y hasta 1.000 con la mejora automática, mientras que los de la app WhatsApp Business se quedan fijos en 20 (Throughput). Y los messaging limits empiezan en 250 usuarios únicos cada 24 horas para portfolios nuevos, y suben a 2.000, 10.000, 100.000 e ilimitado. Si tu campaña asume 5.000 destinatarios y estás en el escalón de 250, el problema no es la integración.

Añade la concurrencia. n8n Cloud limita las ejecuciones simultáneas por plan y encola el resto en orden FIFO; su documentación aclara que ese control "solo aplica a ejecuciones de producción: las que arrancan desde un webhook o un nodo trigger" (n8n Docs). En pruebas manuales no lo notas. El Cyber Monday sí.

Qué exigir en el presupuesto

Pide estas seis líneas por escrito. Si falta alguna, el precio no está cerrado:

1. Volumen dimensionado sobre el mes punta, no sobre el promedio. Y el coste mensual de plataforma en ese escenario.
2. Qué pasa cuando falla un paso: reintentos, alerta a quién y por qué canal.
3. Idempotencia: cómo se evita procesar dos veces el mismo evento.
4. Quién es dueño de las credenciales. Las cuentas van a tu nombre, no al de la agencia.
5. Registro de ejecuciones consultable, con al menos 30 días de histórico.
6. Qué incluye el mantenimiento y qué se factura aparte.

Una señal de alarma barata de detectar: si nadie te ha preguntado cuántos pedidos haces al mes ni contra qué sistemas vas a hablar, el precio que te den es inventado.

El lunes por la mañana

Abre una hoja y escribe cuatro números: pedidos del mes punta del último año, pasos que tendría el flujo, sistemas a conectar y su plan contratado (Shopify Standard o Plus cambia el cálculo). Con eso ya puedes multiplicar y ver en qué plan caes en cada plataforma.

Luego entra en tu cuenta de Zapier o Make, si ya usas alguna, y mira el consumo de los últimos tres meses. Si está por encima del 70% del plan, no tienes margen para una integración nueva: tienes que subir de plan o cambiar de motor.

Con esos dos datos, cualquier presupuesto que recibas se puede comprobar en cinco minutos.

Preguntas frecuentes

¿Por qué dos integraciones parecidas cuestan tan distinto?

Porque el precio no lo marca el número de pasos, sino los límites de las APIs que conectas. Un sistema que acepta 5 peticiones por segundo obliga a montar colas y reintentos que uno sin límite no necesita.

¿Es más barato Zapier o n8n?

Depende de la forma del flujo. Zapier cobra por acción exitosa y no cuenta triggers, filtros ni pasos de Formatter. n8n cobra por ejecución de workflow con pasos ilimitados, así que gana cuando cada evento dispara muchos pasos.

¿Qué pasa si me quedo sin créditos a mitad de mes?

En Zapier las ejecuciones nuevas quedan retenidas hasta que se reinicia el ciclo de facturación, salvo que actives el cobro por task extra. Por eso hay que dimensionar el plan sobre el mes punta, no sobre el mes promedio.

Fuentes

• n8n — Plans and Pricing — precios por plan y facturación por ejecuciones de workflow
• n8n Docs — Understand concurrency — la concurrencia solo aplica a ejecuciones de producción y sobra se encola en FIFO
• Zapier — Pricing — planes Free, Professional y Team
• Zapier Help — Cómo se mide el uso de tasks — qué cuenta como task y qué pasa al agotarlas
• Make — Pricing — precios por plan y definición de crédito
• Make Help Center — Operations — una operación es una ejecución de módulo
• Meta for Developers — Graph API Webhooks — firma SHA256 y reintentos durante 36 horas
• Meta for Developers — WhatsApp Throughput — 80 mps por defecto en Cloud API y 20 mps en la app
• Meta for Developers — WhatsApp Messaging Limits — escalones de 250, 2.000, 10.000 y 100.000 usuarios
• Shopify.dev — API rate limits — puntos por segundo de la Admin API según plan
• Stripe Docs — Rate limits — 100 peticiones por segundo en live y 25 en sandbox
• Airtable Web API — Rate limits — 5 peticiones por segundo por base y espera de 30 segundos tras un 429